Paano i-automate ang iyong negosyo

Ang pag-automate ng mga daloy ng trabaho ay maaaring maging isang napaka-kapaki-pakinabang na kadahilanan sa pagpapalago ng iyong negosyo. Maaaring hindi namin mapalitan ang mga manggagawang tao, ngunit maaari naming palaging mapalakas ang kahusayan sa pamamagitan ng pagpapakilala ng automation.

Maraming mga gawain na maaari mong i-automate sa isang negosyo at maraming mga paraan upang gawin ito. Kahit na ang maraming software na partikular sa industriya ay kasama na ngayon ang mga tampok ng automation ng kanilang sarili, ngunit mayroon ding software na gumagana sa mga industriya at platform.

Alinmang paraan ang pipiliin mo ay nasa iyo, dahil nakadepende ito sa iyong negosyo at kung ano ang sinusubukan mong makamit. Ang post na ito ay nagbibigay sa iyo ng malawak na pagtingin sa paksa at nagbibigay-liwanag sa mga insight na maaaring magdadala sa iyong negosyo sa susunod na antas.

Ang computer ay isang automator

Oo. Bagama't nakikita ng karamihan sa mga tao ang computer bilang isang kamangha-manghang device na nagbibigay-daan sa kanila na mag-browse sa web at makipag-ugnayan sa social media, mas kaunti ang nakakaalam na ito ay isang makina na idinisenyo upang gumawa ng trabaho.

Ang mga computer app ay mga tagubilin na paulit-ulit na ginagawa ang parehong mga bagay habang sinusuri ang mga binagong kundisyon. Gumagana sila sa labas ng mundo sa pamamagitan ng pagtulad sa pag-uugali ng tao tulad ng mga kalkulasyon at pagguhit, ngunit ginagawa nila ito nang mas mabilis.

Ang punto dito ay kapag nakita mo ang bawat computer, smartphone, o web server bilang ang task monitoring at completion machine na ito. Pagkatapos ay mas mahusay mong magagamit ang kanilang kapangyarihan upang mapalakas ang iyong pagiging produktibo.

Workflow vs Process Automation

Mayroong isang maliit na pagkakaiba na kailangan mong malaman. At iyon ang pagkakaiba sa pagitan ng automation ng daloy ng trabaho at automation ng proseso ng negosyo.

Ang daloy ng trabaho ay tumutukoy sa mga hakbang na kailangang pagdaanan ng isang gawain upang makumpleto. Maaaring mangahulugan ito ng paglipat mula sa isang manggagawa patungo sa isa pa, pagpapasuri ng isang miyembro ng koponan, pagkatapos ay pinirmahan ng isang superbisor. At iba pa. Ang mga daloy ng trabaho ay kadalasang simple at may kinalaman sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga tao at mga dokumento.

Ang proseso ng negosyo, sa kabilang banda, ay nagsasangkot ng mas kumplikado at magkakaugnay na mga gawain. Maaari rin itong makita bilang isang daloy ng trabaho ng maraming mga daloy ng trabaho. Ang koordinasyon ng iba't ibang magkakaugnay na gawain na nagtutulungan upang magarantiya ang tagumpay ng negosyo sa kabuuan.

Narito ang isang maikling tabular na paghahambing ng parehong mga termino. Pakitandaan na ang post na ito ay nakatuon sa pag-automate ng daloy ng trabaho.

Workflow Automation	Pag-aautomat ng Proseso ng Negosyo
Namamahala ng isa o higit pang mga gawain upang matapos ang isang trabaho	Namamahala ng isa o mga daloy ng trabaho na nakakatapos ng mga trabaho
Nakatuon sa kahusayan sa trabaho	Nakatuon sa pangkalahatang koordinasyon ng system
Maaaring kasangkot ang mga pakikipag-ugnayan ng tao at makina	Nagsasangkot ng mas abstract na mga konsepto ng organisasyon
Hindi gaanong kumplikado at mas mabilis na ipatupad	Mas kumplikado at nasusukat
Pinakamahusay para sa pag-aayos ng mga tao at mga dokumento	Pinakamahusay para sa pamamahala ng mga system, mga inisyatiba, mga tao

Ang mga bentahe ng automation ng daloy ng trabaho

Tulad ng maaari mong isipin, maraming mga pakinabang na makukuha mula sa pag-automate ng daloy ng trabaho. At bagama't sa huli ay magdedepende sila sa iyong eksaktong negosyo at sa mga gawaing gagawin mo, narito ang isang listahan ng mga pangkalahatang benepisyong aasahan.

• Oras ng Pag-save - Ito ay malinaw. Kapag na-automate mo na ang lahat ng makamundong at paulit-ulit na gawain na nagkakahalaga ng karaniwang manggagawa sa opisina sa loob ng 30 araw bawat taon, makakatipid ka ng oras. Pangalawa, maaari mong i-invest ang naka-save na oras na ito sa mas produktibong mga pagsusumikap upang mapalakas ang negosyo.
  
  
• Aninaw – Kailangan ng antas ng disiplina upang maayos na masuri ang isang daloy ng trabaho at i-automate ito. Ito naman, ay lumilikha ng kaayusan sa paraan ng paghawak ng iyong negosyo sa mga gawain nito. Ginagawang mas madaling makita kung gaano kabilis ang pag-usad ng isang proyekto at gumawa ng mga pagtatantya.
  
  
• Kahusayan at Paglago – Ang pag-automate ng mga bahagi ng iyong trabaho ay nagpapabuti sa iyong pangkalahatang kahusayan dahil mas marami kang magagawa sa paggawa ng mas kaunting input ng tao. Ang pagpapalakas na ito ay isasalin sa mas mataas na produktibidad, na isasalin naman sa paglago ng negosyo at mas maraming kita.
  
  
• Mas mababang gastos – Ang paggamit ng mas kaunting paggawa ng tao ay nangangahulugan din ng mas kaunting sahod, na nangangahulugan ng mas mababang gastos sa pagpapatakbo. Ang kalamangan na ito ay lalo na kitang-kita sa malalaking negosyo, kung saan ang pinagsama-samang ipon ay maaaring umabot sa isang malaking halaga. Tandaan, gayunpaman, na ang automation sa pangkalahatan ay binabawasan ang mga gastos sa paggawa, hindi inaalis ang mga ito.
  
  
• Mas kaunting pagkakamali – Isa ito sa mga pangunahing benepisyo ng automation sa ilang industriya. Ang tao ay madaling kapitan ng pagkakamali, kaya ang mga kailangang mag-input ng walang katapusang dami ng data ay magkakamali paminsan-minsan. Ang mga makina ay hindi gumagawa ng gayong mga pagkakamali. At kahit na may isyu, ang mga pagwawasto ay mas tumatagal.
  
  
• Kakayahang sumukat – Ang pagpili ng isang scalable na negosyo at pag-automate nito hangga't maaari ay ang pangunahing dahilan sa likod ng mga kwento ng tagumpay ng karamihan sa mga milyonaryo sa Internet. Kapag naayos mo na nang maayos at naka-automate ang mga paulit-ulit na gawain, ang kailangan mo lang para kumita ng mas maraming pera sa iyong negosyo ay i-crank lang ang volume.

Ang mga kawalan ng automation ng daloy ng trabaho

Ang pangunahing kawalan ng pag-automate ng daloy ng trabaho ng iyong negosyo ay ang paunang pamumuhunan. Bagama't iba-iba ito sa bawat negosyo, ang pamumuhunan na ito ay maaaring binubuo ng oras na kailangan mong matutunan ang proseso ng automation, ang perang ginastos mo para bilhin ito, at anumang iba pang gastos.

Gayunpaman, ang mga tagumpay na nararanasan ng maraming negosyo mula sa automation ay nagpapakita na ang karamihan sa mga pamumuhunan ay magiging sulit.

Mga mainam na gawain upang i-automate

Hindi lahat ng gawain o negosyo ay nagpapahiram sa automation. Ang ilan ay mas madali kaysa sa iba. Kaya, nasa sa iyo na suriin muna at tingnan kung ano ang maaari at hindi maaaring gawin. Kadalasan, ang kailangan mo lang ay pasimplehin ang iyong daloy ng trabaho sa mas mapapamahalaang mga gawain at pasimplehin mo ang automation nito.

Anuman ang mangyari, ang mga sumusunod na uri ng mga gawain ay ginawang awtomatiko sa iba't ibang paraan ng iba't ibang kumpanya. At nangangahulugan ito na dapat ka ring makahanap ng tagumpay sa pag-automate ng mga katulad.

• Pagkolekta ng data – Ang mga computer ay naging napakahusay sa nakalipas na mga dekada na ang karamihan sa mga gawaing kinasasangkutan ng mga numero at titik ay madaling ma-automate. Ito ay totoo lalo na para sa mga digitized na alpabeto, kahit na ang optical character recognition (OCR) na teknolohiya ay hindi nalalayo. Kung nakikita at nababasa mo ito, gayon din ang iyong computer, gamit ang tamang application.
  
  
• Mataas na Dami ng mga Gawain – Ang mga computer ay mabilis at hindi napapagod. Kapag maraming trabahong dapat gawin, kadalasan ay pinakamahusay na gumugol muna ng kaunting oras upang i-automate at makatipid ng oras sa ibang pagkakataon.
  
  
• Nangangailangan ng Maramihang Input – Kapag ang mga gawain ay kailangang ipasa mula sa kamay patungo sa kamay o desk sa desk, kung gayon ang isang bottleneck ay maaaring makagambala sa buong daloy ng trabaho. Ngunit ang pag-automate nito hangga't maaari ay nakakabawas sa mga pagkaantala.
  
  
• Nakakapagod na mga Gawain – Ang ilang mga gawain ay nakakabagot at nagdudulot ng kaunting kasiyahan. Kaya, kung maaari mong i-automate ang mga ito, pagkatapos ay mahusay!

• Mga Gawaing Sensitibo sa Panahon – Ikaw at ang iyong mga miyembro ng koponan ay maaaring hindi palaging naroroon upang asikasuhin ang lahat ng iyong mga pangangailangan sa negosyo. At nangangahulugan ito na maaari mong madalas na makaligtaan ang mga deadline para sa mga gawaing sensitibo sa oras. Ang pag-automate ng ilan o karamihan sa mga gawain, gayunpaman, ay dapat malutas ang problema.
  
  
• Mga Paulit-ulit na Gawain – Ang ilang mga gawain ay paulit-ulit, at itatanong mo ba sa iyo na "dapat ko bang ipagpatuloy ito?". Automation ay ang pinakamahusay na sagot doon.
  
  
• Mga Gawaing Walang Kuwarto para sa Error – Bagaman sila ay madaling kapitan ng mga pagkakamali, ang mga computer ay hindi nagkakamali. Kaya, ang isang maayos na naka-configure na automated system na may error detection ay palaging matatalo ang mga manu-manong system sa mga antas ng katumpakan.
  
  
• Human Resources – Mula sa onboarding hanggang sa mga update, balita ng kumpanya, pagsubaybay sa oras, pista opisyal ng empleyado, pangangasiwa ng may sakit at umalis. Ang pag-automate ng pamamahala ng human resource ay maaaring gumawa ng mga kababalaghan para sa anumang negosyo.
  
  
• Accounting – Iwasan ang mga pagkakamali at hindi kinakailangang pananakit ng ulo sa pamamagitan ng pag-automate ng iyong accounting.
  
  
• Sales & Marketing – Maraming sikat marketing at CRM platform na nag-aalok ng automation. At ito ay napatunayan upang mapalakas ang kahusayan at kita.
  
  
• Project Management - Marami mga platform ng pamamahala ng proyekto hinahayaan ka ring mag-automate at makatipid ng oras.

Mga uri ng mga tool sa automation

Mayroong 3 uri ng mga tool sa automation ng daloy ng trabaho na makikita mo doon: Naka-code, mababang code, at walang code. Narito ang isang mas malapit na pagtingin sa bawat isa.

1. Mga Naka-code na Automation Tool – Ito ang mga tool na kailangan mong magsulat ng computer code para magawa ang mga kinakailangang gawain. Ang isang perpektong halimbawa ay ang Linux Shell.
   
   
2. Low Code Automation Tools – Ang mga tool na may mababang code ay talagang gumagana nang walang coding. Ngunit kailangan mo pa ring malaman kung paano mag-code, dahil madalas mong kailangang gumawa ng mga pagbabago o magpasok ng ilang linya ng code. Ang platform ng Salesforce ay isang magandang halimbawa.
   
   
3. Walang Code Automation Tools – Halos lahat ay maaaring gumamit ng mga tool na ito. Hindi mo kailangang malaman ang isang programming language para gumana ito. Marami pa nga ang may kasamang maganda at pinag-isipang mabuti na mga user interface para sa kahusayan.

Nangungunang software at pamamaraan ng automation

Maraming paraan at tool para i-automate ang iyong negosyo. Ang mga ito ay gumagana nang iba, may iba't ibang mga kinakailangan, at ang listahan ay halos walang katapusan. Gayunpaman, narito ang mga nangungunang pangalan doon na dapat mong malaman.

• Smartsheet - Sinasabi ng pangalan ang lahat. Isang application na walang code at tulad ng spreadsheet na nag-aalok ng iba't ibang uri ng mga input field. Nagbibigay-daan din ito sa mga team na gumana nang mas mabilis sa pamamagitan ng pag-automate.
  
  
• Cron – Linux at *nix job scheduler. Hinahayaan ka nitong mag-set up ng mga trabahong ipapatupad sa mga nakatakdang pagitan mula minuto hanggang buwan, at maging taun-taon. Ang isang trabaho dito ay maaaring maging anumang executable na computer code.
  
  
• Scripting ng Shell – Kakailanganin mo ang kaalaman sa computer programming para makapagsulat ng mga command-line script sa Linux Shell o anumang OS na gusto mo. Ngunit kapag kaya mo na, kakaunti ang hindi mo ma-automate, dahil karamihan sa mga web server ay may Shell.
  
  
• Isama – Nag-aalok ng mga solusyon sa automation ng daloy ng trabaho para sa mga kumpanya sa lahat ng laki. Ito ay isang low-code na platform na may mga pre-built na app, mga form, email, mga feature sa mobile, mga pagsasama ng API, at isang madaling gamitin na interface.
  
  
• Zapier – Isang sikat na no-code automation platform. Tinutulungan ng Zapier ang mga kumpanya na i-automate ang lahat mula sa marketing hanggang sa order at pamamahala ng relasyon sa customer. Ikinokonekta ka nito sa mahigit 3,000 SaaS app.
  
  
• IFTTT – Ito ay katulad ng Zapier, ngunit bahagyang mas nakatuon sa personal at maliit na paggamit ng negosyo. Ang IFTTT ay nangangahulugang If This Then That, at isang walang-code na platform sa pag-develop.
  
  
• Nintex – Isang tool sa pamamahala ng daloy ng trabaho na may mababang code. Nagtatampok ito ng pamamahala ng proseso at automation para sa maraming industriya mula sa pagbabangko hanggang sa pananalapi, enerhiya, pagmamanupaktura, pamahalaan, at iba pa. Nagsisimula ito sa $955 bawat buwan para sa walang limitasyong mga user.
  
  
• Hubspot – Isang kahanga-hanga at puno ng tampok na customer relation management (CRM) platform. Nag-aalok ito ng maraming feature ng automation para sa lahat ng uri ng negosyo.
  
  
• Flokzu – Isang low-code at cloud-based na workflow at business process management platform. Tamang-tama para sa mga kumpanyang may kumplikadong operasyon.
  
  
• Daloy ng Gravity – Ito ay isang workflow management at automation plugin para sa mga site ng WordPress.
  
  
• Sawa – Ito ang Python programming language. Isang moderno at maraming nalalaman na wika ng computer na available sa halos lahat ng platform. Madali itong basahin at isulat at hinahayaan kang gumawa ng maraming kamangha-manghang bagay sa malawak nitong library.

Konklusyon

Pagdating sa dulo ng workflow at tasks automation post na ito, nakita mo na ang maraming nangungunang opsyon doon at kung ano ang inaalok nila.

Lahat tayo ay may iba't ibang pangangailangan at nagtataglay ng iba't ibang antas ng kasanayan. Kaya, walang solong pinakamahusay na pagpipilian dito. Sa halip, nasa sa iyo kung ano ang pinakamahusay na gumagana.